公文書開示請求やってみた〜北海道庁編

行政のもっているデータを使いたい場合、近年の傾向としては行政が自らオープンデータとして公開することが推進されていますが、必ずしも欲しいデータが公開されているとは限りません。そのような場合、公文書の開示請求を行います。

結論から言えば、手続きは難しいものではなく(思っているより時間がかかりますが)、担当者の方も親切かつ事務的に淡々と進めてくれるので、心理的にもハードルは低いです。

開示請求の流れ

  1. 開示請求書の提出
  2. 開示決定の交付
  3. 公文書の交付請求
  4. 公文書の写しの送付

ちょっと予想と違うのは、開示請求と交付請求の2段階に分かれるところでしょうか?開示請求を受けて、担当部署が開示の可否を判定し、開示可能な場合は、開示決定がなされます。公文書の写しの交付に必要な費用(コピー料金や郵送料)はこのとき示されます。必要な費用を同封した交付請求を送ると、後日、求めていた公文書の写しが郵送されてきます。

開示してほしいデータ

私が欲しかったのは北海道教育庁が公開している「」の全データです。北海道内の埋蔵文化財包蔵地の位置や種別、時代区分など研究のために必要な基礎項目が揃った素晴らしいデータです。

北の遺跡案内のデータのうち、遺跡名称と遺跡位置情報はオープンデータとして公開されています。このデータには遺跡種別や時代区分が含まれていないため、研究などで使用するには不便です。今回、開示請求したのは、北海道庁のHPで公開されている「北の遺跡案内」全データです。

開示請求書の入手

「北海道庁 開示請求」などで検索すると、にたどりつきます。教育庁は別様式が用意されているようなので、「教育委員会(電子申請又は申請用紙のダウンロード)」をクリックします。

リンク先ページの一番下、「申請用紙をダウンロード」をクリックします。

ダウンロードしたファイルを解凍すると申請書ひな型が入っています。

開示請求書の記入

開示請求書で記入するところは図のとおりです。「請求に係る公文書の名称又は内容」のところはちょっと迷いましたが、当該公文書の担当者に理解してもらうことが重要なので、紛れのない書き方にするほうが良いと思います。今回は文化財・博物館課の方(専門職)なので、下記のような記載方法で誤解なく伝わった思います。開示方法は「(2) (CD-R等)」を選びました。

公文書開示決定通知書

開示請求を送ってから2週間ほど経ってから「公文書開示決定通知書」が送付されます。「公文書の写しの交付申請書」や記載例などが同封されています。写しの交付手数料は同封の事務連絡文書に記載されていました。

公文書の写しの交付申請書

最後の手順となります。「公文書の写しの交付申請書」に住所・氏名、公文書の名称(開示請求の内容を転記)、写しの枚数や単価を記入します。

今回は、CD-R1枚=200円+送料140円なので総額340円でした。支払い方法は定額小為替です。ぴったり340円にしようとすると、手数料が高くなるので、350円のものを購入して同封しました。

公文書の写しの送付

10日ほどで、念願の公文書の写し(北の遺跡案内全データ)が送付されてきました。3月25日の開示請求から、公文書写しの入手まで約1月かかりました。遅いといえば遅いのですが、十分待てる範囲ですし、それなりに文書の往復があるので、やむを得ないと思います。

まとめ

今回の「北の遺跡案内」データに限定されますが、公文書開示請求を初めて行った感想は次のとおりです。

  • 担当者がフレンドリーでした
  • 事務的に淡々と進みました
  • 安価でした

行政情報はオープンデータとして公開することがデフォルトとして求められる時代です。一方、簡単になったとは言いながらも、データをHPなどにアップロードするのはそれなりに手間がかかります(ネットワーク分離以来、特に手間がかかるようになりました)。使われるかどうかわからないデータを公開するのは担当者としてもモチベーションが下がるところなので、開示請求などでデータのニーズを示していくことが大切だと思います。

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